Lettre ouverte à Icade

Suite  à l'assemblée générale,  j'ai adressé le mél ci-dessous à Icade en signalant bien  entendu sa diffusion sur ce site.

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Bonjour,

Comme vous le savez, l'assemblée générale  du 11 octobre 2012 relative à la résidence du Dôme a été  écourtée du fait de l'absence de désignation de syndic. Dans la mesure où vous êtes en charge de désigner le syndic provisoire en  charge de réaliser la convocation de cette assemblée générale, je vous rends destinataire de mes  remarques.

L'objet de ce présent mél  n'est pas, dans l'immédiat,  d'établir les responsabilités de ce fâcheux évènement mais plutôt d'en tirer enseignement  pour la prochaine assemblée et vous soumettre mes interrogations.

Définir clairement  le rôle du  syndic de convocation

Il est effectivement d'usage que la nomination du syndic se déroule en début de séance, laissant  éventuellement au nouveau syndic le soin de terminer l'assemblée. A ma connaissance, aucune règle de droit ne s'oppose à la nomination du syndic après avoir délibéré sur les autres points et donc en fin de séance.

Il y a certainement des considérations de rémunérations qui m'échappent mais qu'il vous appartient de résoudre.

En l'occurrence, si  le point de la nomination du syndic était abordé à la fin de l' assemblée générale, certains points auraient pu déjà  reçu l'approbation ou la désapprobation de l'assemblée générale : conseil syndical, assistance à la réception des parties communes.

On peut ajouter qu'en cas de changement de syndic en cours de séance, un flottement et une perte d'informations pourront être préjudiciables  à la suite des débats. Il me semble utile que vous délivriez les informations nécessaires  à l'ensemble des syndics pouvant être désigné par l'assemblée afin que la suite des débats se passe pour le mieux.

Une fois le rôle du syndic éclairci, il lui appartiendra de prendre en compte, si les remarques sont pertinentes, les éléments ci-dessous.

Améliorer des conditions  logistiques.

Une première assemblée générale est nécessairement plus longue notamment au vu des points effectivement inscrits à l'ordre du jour.

Aussi, annoncer que ce type de réunion doit  se terminer absolument à 23H du fait des contraintes  posées par la gestion des  salles municipales n'était pas dès le départ réaliste. Il peut être prudent de prendre attache auprès de la Mairie afin d'expliquer cette situation particulière que rencontrent de futurs robinsonnais.

De plus, un micro et un sono auraient été utiles.

Assurer le bon déroulement des opérations de vote

La gestion des votes dans le cadre d'une copropriété aussi importante que la notre appelle à une rigueur plus forte.

Il  est nécessaire que l'outil informatique soit adapté à la gestion d'un tel  nombre. Habituellement  les syndics  ont des logiciels dédiés  à  la prise des votes. Or le syndic a fait le choix d'un tableur classique pour des raisons compréhensibles de charges de travail. Ce choix n'est pas critiquable dans la mesure où le tableur est conçu de manière à procéder aux différents contrôles propres  à des délibérations d'une assemblée générale. En l'occurrence, la conception des feuilles de calcul ne permettait pas de faire les contrôles requis de manière aisée (double vote, absence de vote...).

Au-delà du choix informatique, on peut ajouter que la prise des votes de près de 180 copropriétaires est une opération fastidieuse voire périlleuse. Aussi, le soin de traçabilité des votes est important afin d'éviter toute discussion inutile. Différents systèmes de vote électroniques existent dans cette perspective. Une autre solution consiste à simplement garder une trace papier des votes (feuilles ou bulletin ou autre procédé...).

Préciser les conséquences du report de l'assemblée générale

Le report de l'assemblée générale peut susciter des inquiétudes légitimes de la part des copropriétaires :

Qui doit prendre l'initiative des démarches pour cette nouvelle assemblée?

Qui doit assurer le coût de cette nouvelle assemblée?

Quelles sont les conséquences éventuelles sur la date de livraison des parties communes de la résidence?

Suppléer l'absence de conseil syndical pour cette première assemblée générale

L'absence de désignation des membres du conseil syndical ne permet pas une bonne préparation des projets de résolutions de l'assemblée.

Certains copropriétaires ont demandé la renégociation de certains contrats tels que le nettoyage qui présente un tarif horaire dans la fourchette haute du secteur.

Aussi, dans ce contexte, il peut être utile, d'au moins, négocier une clause de résiliation sans indemnité dans les contrats présentés et de permettre au conseil syndical d'en désigner un nouveau fournisseur dans l'attente de  la prochaine assemblée générale.  

Je vous remercie par avance des réponses que vous pourriez me faire sur l'ensemble de mes interrogations.

Je vous prie d'agréer, Monsieur, l'expression de mes sentiments les meilleurs.